Você sabia que você é obrigado, por lei, a manter todos os arquivos XML das Notas Fiscais Eletrônicas emitidos contra o seu CNPJ por um prazo de 5 anos? E se você não manter estes documentos, sua empresa corre o risco de tomar multas e outras sanções?
Dependendo da quantidade de pedidos que sua empresa recebe de fornecedores, fica praticamente impossível realizar a gestão e o controle destes arquivos manualmente, certo?
Afinal, muitas vezes o fornecedor, por um motivo ou outro, não encaminha o XML para a sua empresa. Você sabe como agir nestes casos?
Neste artigo, explicamos quais as soluções para baixar o arquivo XML das Notas Fiscais quando o seu fornecedor não encaminha o arquivo digital.
Funcionalidades do Arquivo XML
Antes de mais nada, precisamos entender o que é o arquivo XML e qual a sua finalidade.
O XML é um arquivo utilizado para registrar os dados de uma nota fiscal eletrônica. Ele possui dados referentes ao modelo, número, série, data da emissão da nota fiscal, dados do emissor e destinatário, dos produtos e serviços, impostos, transporte, entre outros.
Porém diferente do DANFE,que é um documento impresso, o XML é um arquivo totalmente digital, que possui validade jurídica. Como ele é digital, o seu arquivamento é muito mais fácil e seguro, já que não é necessário um espaço físico para esta finalidade.
Como dito anteriormente, a legislação fiscal impõe que os arquivos XML das notas fiscais sejam guardadas, tanto pelo comprador, quanto pelo fornecedor por no mínimo 5 anos.
O arquivo é necessário para troca do produto, garantia, ou para fins de fiscalização. No caso de uma fiscalização do Fisco, a multa pode chegar a até R$ 10 mil por documento não apresentado.
Como baixar o XML da nota fiscal
Caso o seu fornecedor não tenha te encaminhado, é possível baixar o arquivo XML da nota fiscal de maneira manual ou automática. Vamos às duas formas:
Baixar XML da nota fiscal manualmente
A primeira maneira de baixar o arquivo XML da nota fiscal é através do site do Sefaz. Para isso, é preciso da chave de acesso, encontrado no Danfe, composto por 44 números.
Além disso, é preciso possuir um certificado digital cadastrado para baixar o arquivo XML. Durante o processo você terá que digitar o código de CAPTCHA – para comprovar não ser um robô.
No site do Sefaz é permitido o download de apenas uma nota por vez. Por isso, todo processo se torna extremamente lento. Além disso, é preciso manter um arquivo no seu computador, ou HD externo com todas os XML recebidos pela sua empresa nos últimos 5 anos.
Baixar XML da nota fiscal automaticamente
Para baixar o ColetaXML é possível contar com o auxílio de um sistema de download automático de XML, como o Coleta XML.
Com ele é possível fazer a busca e download de todos os arquivos XML de todas as notas fiscais emitidas contra a sua empresa. Além disso, você não corre riscos de ter notas frias emitidas contra o seu CNPJ, por exemplo, evitando problemas com a Fazenda.
O sistema ainda armazena todas as notas. Assim, você tem mais segurança para sua empresa, em caso de problemas com o Fisco.
Ficou claro como baixar o arquivo XML de maneira rápida e segura? Solicite um teste gratuito do Coleta XML.
