A automação de processos tornou-se uma das técnicas mais comuns e eficazes para empresas modernas melhorarem seus lucros. Assim, ele se transformou em uma das principais etapas para otimizar a gestão de negócios.
Frequentemente a automação é associada pela troca da mão de obra humana por robôs para executar tarefas repetitivas. Contudo, a automação de processos vai além disso.
Quer saber mais? Continue lendo e descubra como automatizar o fluxo de trabalho na sua empresa!
O que é a automação de processos?
A automação tem por objetivo simplificar a carga de trabalho da sua equipe. Ou seja, elimina aquelas tarefas repetitivas que podem ser efetuadas de uma melhor forma por uma máquina.
Porém, ele não substitui a mão de obra humana, já que seus funcionários podem focar em tarefas mais valiosas ao invés de ficarem atolados em tarefas manuais, sem valor estratégico.
Embora existam diferentes escolas de automação, o ponto principal está em identificar as tarefas em suas operações e processos em que máquinas podem ser melhores.
Após, são implementadas práticas e softwares para permitir a automação destas tarefas.
Dessa forma, a automação de processos não significa apenas que as tarefas simples são concluídas com mais rapidez e eficiência — ela também libera tempo para os funcionários se concentrarem no trabalho em que os humanos são melhores (e mais engajados).
Isso inclui tarefas como entrevistar e ajudar clientes e revisar documentos importantes, por exemplo. Ou seja, qualquer coisa que exija inteligência ou julgamento humano.
Mas quais processos podem ser automatizados? É a próxima pergunta que responderemos.
O que pode ser automatizado?
Agora vamos dar uma olhada em alguns fluxos de trabalho que toda empresa precisará automatizar.
1. Processo de Vendas / CRM
Todas as empresas que possuem uma estratégia digital para conseguir prospectos usa ou já ouviu falar em um CRM.
Com essa ferramenta, você nutre, se comunica, compreende gostos e desgostos, identifica principais problemas, bem como fornece uma solução que eventualmente torna os interessados na sua marca em clientes.
Esse processo exige vários participantes em sua equipe de vendas assim como várias transferências para garantir que a pessoa certa na empresa lide com o possível cliente e o converta em uma venda.
Então, você precisa de um fluxo de vendas e marketing automatizado para que esse processo ocorra sem falhas e gere mais receita.
2. Atendimento e pós-venda
O suporte é a força vital de uma organização, principalmente em pequenas e médias empresas. Isso porque, com seus limitados orçamentos de marketing, elas têm muito mais a ganhar com cliente fiéis.
Estabelecer um sistema de suporte eficiente e proativo para lidar com as consultas, questões e solicitações dos clientes é de suma importância.
Automatizar o processo de suporte, garantir que a equipe certa lide com cada pedido, fazer atualizações regulares de status e garantir resolução rápida ajudam a trazer um sorriso nos rostos dos clientes.
Problemas e questões são inevitáveis, mas a maneira como respondemos a eles diferencia uma organização interessada de uma organização descuidada.
3. Gestão de tarefas
Manter seus funcionários motivados e com o melhor desempenho é uma receita certa para o sucesso de sua organização. Seus funcionários são mantidos engajados, definindo processos para entrada de tarefas, atribuições e fechamento.
Acompanhar o progresso, enviar lembretes automatizados e manter a transparência ajuda muito na criação de empresas confiáveis e funcionários leais.
Você definitivamente deseja automatizar esse processo apenas pela eficiência que ele oferece.
4. Controle financeiro
Não é preciso dizer que as finanças da sua organização são fundamentais para sua saúde. Por isso, manter um controle preciso das contas a pagar, a receber, vendas, fornecedores e contabilidade em geral sempre foi uma das maiores exigências para crescer no mercado.
A automação de processos no controle financeiro permite simplificar processos para ajudar uma organização a atingir suas metas financeiras gerais. Concluindo, economiza tempo e dinheiro.
Em geral, esse tipo de automação faz isso ajudando uma organização a:
- Eliminar pontos de entradas de dados, reduzindo as chances de erros;
- Controlar o fluxo de informações em toda a empresa;
- Garantir a precisão dos dados financeiros coletados;
- Eliminar a longa reconciliação manual de contas;
- Montar rapidamente relatórios e balanços;
- Acessar informações de forma imediata.
Como implantar a automação de processos no meu negócio?
Uma boa maneira de começar a usar a automação de processos é começar com um projeto piloto pequeno, para desenvolver algum conhecimento e experiência local antes de sair por aí automatizando todo fluxo de trabalho na empresa.
Embora possa haver vários processos de negócios que você gostaria de automatizar, é necessário encontrar o que é o ideal e pode gerar mais benefícios para sua organização.
Para escolher um bom processo de negócios para automatizar primeiro, você deve fazer trocas entre tensões concorrentes. Em outras palavras, o processo ideal para ser automatizado possui algumas particularidades.
O processo ideal para ser automatizado:
- Simples o suficiente para ser modelado rapidamente por uma pessoa, mas
- complexo o suficiente para se beneficiar do suporte de software;
- Relevante (específico) o suficiente para a organização, mas
- genérico o suficiente para ser entendido por todas as partes interessadas;
- Importante o suficiente para que as melhorias forneçam benefícios reais, mas
- não tão importante que seria muito arriscado usar novas técnicas.
Dado os requisitos contraditórios, escolher um primeiro processo de negócios para automatizar parece ser uma tarefa difícil, mas existem alguns padrões comuns. Em particular, o tamanho da organização fornece a primeira pista sobre onde procurar.
Para pequenas organizações que operam como uma única unidade de negócios e departamento, boas escolhas tendem a ser processos de negócios centrais.
Em grandes organizações, o processo central de negócios tende a abranger muitas partes da empresa para ser uma boa escolha: em vez disso, processos de suporte que sejam o “principal negócio” de um único departamento, como Recursos Humanos ou o financeiro, são uma melhor escolha.
Não é fácil escolher o primeiro processo a automatizar e a escolha terá um grande impacto no seu primeiro projeto de automação de processos. No entanto, pensar em algumas das compensações e comparar suas ideias com alguns outros exemplos ajudará a evitar as piores escolhas.
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