O avanço da tecnologia, o aumento da oferta e da procura e a possibilidade de novos segmentos de mercado estão entre os motivos que elevam a competitividade das empresas. Para sobreviver e continuar crescendo, as companhias precisam ter um gerenciamento apropriado de dados, recursos e processos. Uma excelente alternativa para isso é entender a importância de um ERP (Enterprise Resource Planning).
Hoje, você vai descobrir respostas importantes para alguns questionamentos, como qual a importância do ERP e se empresas de qualquer porte podem usá-lo. Além de saber como otimizar processos e se destacar no mercado. Acompanhe!
Qual a importância do ERP?
Suponhamos que você tenha uma empresa que utiliza vários sistemas. Por exemplo, um para lidar com controle de vendas, um para folhas de pagamento, um para contas a pagar, um para gerenciar impostos e um para analisar as metas e a performance da equipe, e assim por diante.
Em vez de usar diversos programas isolados, não seria mais cômodo e eficiente contar com um software que possa integrar todos os departamentos? Fazer com que façam parte de um único sistema? É justamente isso que um sistema pode fazer. Daí a importância do ERP para sua empresa.
Com um programa que unifica e integra todos os setores — ou, pelo menos, os mais relevantes —, a comunicação interna torna-se mais simples e barata. O departamento financeiro, por exemplo, pode descobrir rapidamente quanto de capital é necessário para quitar impostos e quanto é preciso reservar para pagar os funcionários, com base nas informações que o setor de RH registra no sistema.
Do mesmo modo, o chefe de determinado departamento pode acompanhar o desempenho de um colaborador e discutir junto ao responsável pelo recursos humanos quanto a empresa pode lhe oferecer de reajuste salarial. Já o setor de marketing, avaliando o controle de vendas, pode identificar uma mercadoria que está paralisada no estoque e elaborar uma nova estratégia para remediar o quadro, ao mesmo tempo em que observa se o dinheiro disponibilizado é suficiente para desenvolver esse trabalho.
Perceba que com os exemplos citados, há várias situações em que a integração de sistemas mostra-se favorável. Note ainda que, com softwares distintos, cada departamento teria mais dificuldade para se comunicar com outros. Isso diminui a produtividade, gera mais gastos e leva até a perda de competitividade.
O ERP pode ser usado por empresas de pequeno porte?
O ERP só funciona para negócios de grande porte, certo? Na realidade, empreendimentos de qualquer tamanho podem se beneficiar de programas de gestão empresarial. E muito!
Empresas pequenas normalmente possuem diversos recursos limitados. Portanto, um software de ERP pode ajudá-las a otimizar processos que estão à sua disposição. Por exemplo, suponhamos que uma pequena fábrica tem apenas cinco funcionários. Com um ERP, o proprietário pode ter acesso rápido, aos orçamentos e pedidos em aberto, assim como à tabela/lista de clientes. Além disso, tem acesso aos recursos necessários para produzir um determinado tipo de produto, aos itens em estoque, aos impostos a serem pagos, entre outras informações importantes.
Quais os benefícios do ERP para o gerenciamento de processos?
A maior dificuldade para decidir se um ERP deve ser implantado ou não está na resistência de mensurar os seus benefícios. É fácil medir os custos da adoção de um programa de gestão integrado, mas, por vezes, é difícil enxergar a importância do ERP. Porém, são diversas as vantagens que um software desse tipo pode oferecer para uma empresa. Veja abaixo seus principais benefícios:
Otimização de processos
Por meio da automação das atividades os processos de seu empreendimento ficarão muito mais rápidos e sem bloqueios. Isso estimula a mudança cultural da gestão com as práticas de mercado mais eficientes.
Prazos controlados
Com o apoio de um ERP é possível diminuir o tempo de fechamento de prazos. Isso porque o sistema oferece total controle sobre seu plano de entrega para clientes. Isso diminui a incidência de atrasos e imprevistos.
Qualidade das informações
Um ERP garante que seus dados e informações se tornem mais relevantes e sem duplicidade, assegurando qualidade para que todos os departamentos acessem registros únicos e sem falhas.
Controle tributário
Um sistema de gestão facilita a entrega das obrigações tributárias impostas pelo Estado. Assim, reduzindo a incidência de penalidades, multas ou contradição de informações.
Inteligência de dados
Normas de negócios elaboradas com o perfil de mercado e do seu negócio tornam o ERP um universo de informações valiosas para o controle e a tomada de decisões contínuas e assertivas.
Produtividade e eficiência
Eliminando erros de processo e retrabalhos é possível um crescimento estratégico. Isso porque sua equipe pode focar em ações que realmente façam a diferença no seu negócio.
Controle de custos
É possível realizar controles constantes do custo previsto e realizado. Assim, você pode estruturar os custos de negócios de forma detalhada sabendo o momento em que é necessária alguma ação corretiva.
Fácil adaptação para mudanças
Uma lei entrou em vigor recentemente? Seu fornecedor ou parceiro teve dificuldades com a entrega? Com o sistema ERP você consegue fazer mudanças rápidas para diminuir o seu prazo de resposta ao mercado.
Investimento com resultados
O investimento aplicado a um bom sistema de gestão integrada retorna rapidamente com a economia. O controle e informação estratégica que o programa proporciona, cria competitividade para que sua marca conquiste uma posição de destaque no mercado.
Como implantar um software ERP em minha empresa?
O primeiro passo para a implementação de um ERP é se reunir com a empresa fornecedora do sistema. Este primeiro contato tem por objetivo entender como o seu negócio funciona, quais as funcionalidades que você necessita e como o programa será implantado. Dessa forma, você pode reduzir os custos iniciais da forma correta com a instalação dessa nova tecnologia.
Por exemplo, será discutido se será utilizado um servidor cloud computing (na nuvem), se existirá um dentro da própria empresa, ou se será uma combinação dessas duas possibilidades. Um servidor na nuvem, por exemplo, tem um custo mais baixo no que se refere à sua manutenção e atualização. Porém, por necessitar da internet, será preciso ter uma disponibilidade constante de sinal no local. Caso contrário o sistema pode oscilar ou cair com frequência, inutilizando o software.
Após o contato inicial, a empresa determinará um prazo para integrar as customizações no programa. Quando todas as funcionalidades estiveram prontas, o sistema será instalado na sua empresa. A instalação pode ser feita por setor, para facilitar a integração e o treinamento.
Esperamos que as informações abordadas neste post possam ter te ajudado a compreender a importância do ERP para o seu negócio. Portanto, não hesite mais em implantar essa solução na sua empresa. Só assim você se tornará referência no seu segmento de mercado!
E então, gostou deste conteúdo? Aproveite o gancho desta leitura e baixe nosso e-book para conhecer os 5 segredos sobre as estratégias de lucro empresarial.
