Conhecer e utilizar as principais ferramentas para home office pode otimizar o tempo e aumentar a produtividade de sua equipe, afinal, a rotina do trabalho remoto pode ser muito diferente do que em um escritório físico. Portanto, é preciso contar com o auxílio da tecnologia para auxiliar nas tarefas do dia-a-dia.
O ano de 2020 trouxe diversas mudanças na rotina e nos hábitos da população. Uma das grandes alterações foi a adesão, por muitas empresas, ao trabalho remoto. Porém, apesar dos benefícios que este modelo oferece para empresas e colaboradores, muitas pessoas precisaram se adaptar a uma nova realidade.
Uma pesquisa divulgada pelo Google aponta que, no ano passado, houve uma mudança acelerada no comportamento das pessoas. Entre estas evoluções está o home office. Apesar de muitas empresas já adotarem este modelo de trabalho, a maioria precisou se adequar às pressas para continuar trabalhando sem perder a produtividade.
No ano de 2021, com o coronavírus ainda causando a morte de milhares de pessoas, o afastamento social é ainda relevante. Por este motivo, manter o trabalho remoto – para empresas que possuem esta possibilidade – é uma das melhores maneiras de garantir a segurança e a saúde da equipe e dos seus familiares.
Neste artigo, listamos algumas das principais ferramentas para home office, que auxiliam na produtividade da sua equipe.
Benefícios do home office
Apesar de ser um modelo de trabalho que foi adotado por muitas empresas apenas em 2020, o home office já era muito utilizado há algum tempo. Isso porque ele oferece diversos benefícios, tanto para a empresa, quanto para o colaborador.
Entre os benefícios para a empresas estão:
Redução de despesas
A empresa tem a possibilidade de reduzir algumas despesas, como água, energia, aluguel, manutenção, entre outros.
Qualidade de vida
O trabalho remoto oferece maior qualidade de vida para o colaborador, que evita deslocamentos até o escritório. Além disso, ele pode trabalhar de qualquer local com conexão com internet.
Produtividade
Para muitas pessoas, o home office possibilita um aumento de produtividade, já que as distrações que existem em um escritório são reduzidas. Porém, é preciso manter o foco em casa, já que é preciso encontrar um equilíbrio entre a vida pessoal e profissional.
Principais ferramentas para home office
Como dito anteriormente, o home office traz diversos benefícios para empresa e colaboradores. Porém, é fundamental garantir o foco e a produtividade. Para isso, existem algumas ferramentas para home office para organizar o trabalho. Abaixo, listamos algumas das principais:
Comunicação
Uma boa comunicação é fundamental em todo o ambiente de trabalho. Quando estamos trabalhando remotamente, ela é ainda mais importante, já que é preciso reduzir os ruídos.
Uma boa ferramenta para home office é o Slack. Com ela é possível centralizar a comunicação de toda a empresa em um só lugar. Além disso, é possível criar times para a comunicação de setores e para projetos internos, facilitando a organização das conversas.
Ferramentas para home office para Reuniões online
As reuniões online são muito importantes no trabalho remoto. Afinal, nem todos os assuntos podem ser resolvidos por mensagens de texto. Além disso, é importante realizar reuniões periodicamente com a equipe para atualizações sobre projetos, feedbacks e integração com a equipe.
Existem diversas ferramentas para a realização de reuniões online, porém, as mais utilizadas são o Google Meet e o Zoom. Ambas podem ser acessadas gratuitamente.
Compartilhamento de arquivos
Utilizar ferramentas para o compartilhamento de arquivos é uma maneira de otimizar o tempo de toda a equipe. Com uma ferramenta online é possível, por exemplo, centralizar documentos necessários para o trabalho da equipe em um só lugar. Assim, todos podem acessá-los a qualquer momento.
As principais ferramentas utilizadas pelas empresas para o compartilhamento são o Google Drive e o Dropbox.
Ferramentas para home office para produtividade
Manter a produtividade durante o trabalho remoto pode ser um grande desafio. Apesar de não possuir as mesmas distrações do que em um escritório comum, existem diversas outras maneiras de perder o foco trabalhando remotamente.
Por isso, é possível utilizar ferramentas de produtividade para aumentar o foco no home office. Uma delas é a técnica pomodoro, onde o colaborador trabalha durante 25 minutos totalmente focado em uma tarefa e descansa durante 5 minutos. Após este tempo, deve voltar imediatamente para a tarefa por mais 25 minutos e descansar por mais 5. A técnica prevê que a cada 4 ciclos, a pausa deve ser de 15 minutos.
Esta técnica foi inventada em 1980 e ajuda milhões de pessoas ao redor do mundo a aumentarem a sua produtividade. Para utilizar esta técnica é possível utilizar o The Pomodoro Tracker, um cronômetro online que avisa o início e final de cada ciclo de trabalho.
Além disso, é possível utilizar o Toggl, uma ferramenta que acompanha o tempo que foi necessário para a realização de cada atividade. Assim, é possível acompanhar o andamento das tarefas e avaliar padrões de produtividade para melhorar o desempenho.
Gestão de tarefas
Para gerenciar equipes em home office, é preciso ferramentas que organizem as tarefas de cada um de maneira visual. Com o Trello, é possível organizar as tarefas pendentes e concluídas, agilizando a comunicação de todo o time.
Por exemplo, é possível criar quadros para projetos internos da empresa, adicionar membros do time, distribuir tarefas e verificar as atividades pendentes, as que estão sendo realizadas no momento e as concluídas. Tudo de maneira visual e intuitiva.
Ferramentas de foco
O foco no home office é algo que pode ser frágil, principalmente durante a pandemia em que todos estão em casa. Portanto, é bom contar com algumas ferramentas que possam auxiliar com o foco.
Um bom fone de ouvido e uma conta no Spotify pode ajudar a evitar distrações em casa. Alternativamente para quem busca um pouco de paz interior e foco no trabalho, uma boa saída é começar a meditar. Existem diversos aplicativos como o Medite.se para melhorar a sua habilidade de concentração.
Centralização de todas as ferramentas
Existem algumas soluções pagas que centralizam todo o trabalho colaborativo no home office. Uma delas é o pacote Office da Microsoft que possui diversas ferramentas de produtividade, como o Teams, ferramentas de videochamadas, e os já conhecidos Word, Excel, Power Point e Outlook.
Gestão da empresa
Para garantir que a empresa continue funcionando com a equipe trabalhando remotamente é preciso contar com um sistema de gestão para controlar todos os setores do negócio.
Com o ERPsoft, é possível fazer toda a gestão comercial, fiscal, contábil, administrativa, financeira, de produção e estoque em um só lugar, centralizando e otimizando o seu tempo e de sua equipe. Clique aqui e solicite uma demontração.
