Gerenciar uma empresa e se inteirar do que acontece em cada um dos setores, como o comercial, de suprimentos e produção é tarefa de todo gestor. Entretanto, isso se torna cada vez mais difícil, na medida em que a empresa vai crescendo. É por isso que o uso de um software de gestão empresarial, também conhecido como ERP, é essencial para sua organização. Isso se você quiser aumentar os lucros e expandir as suas atividades.
Mas como aproveitar todas as funcionalidades e recursos de um software, de modo que a sua implementação tenha valido mesmo a pena? O que saber antes de usar essa ferramenta de gestão? É sobre isso que falaremos hoje. Continue lendo!
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Como funciona um software de gestão empresarial?
O ERP é um acrônimo da indústria para Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais. Em resumo, o software de gestão empresarial refere-se a um sistema que automatiza e integra os principais elementos da empresa. O objetivo é aumentar a eficiência e simplificar as operações. O sistema inclui o necessário para que você execute seu trabalho com mais eficiência.
Primeiramente, para compreender o que faz um ERP, é necessário dar um passo atrás. Vamos pensar sobre todos os processos essenciais para a execução de um negócio. Isso inclui planejamento de produção, gerenciamento de materiais, finanças, gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM), qualidade e programas de conformidade, atendimento ao cliente, entre outros.
O software ERP tempo por objetivo garantir que a sua empresa tenha um sistema completo que suporte e integre todas essas funções, a fim de agilizar processos e informações em toda uma organização. Ao criar um bom fluxo de informações que está sempre em sincronia, os funcionários em todas as divisões (por exemplo, contabilidade e vendas) têm acesso à mesma informação de forma precisa.
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Que tipos de empresas costumam usar um software de gestão empresarial?
O software ERP oferecerá uma alta taxa de retorno para qualquer empresa que a implemente. Sendo assim, atacadistas, varejistas, industrias e empresas do ramo de serviços podem aproveitar os benefícios do software.
Observe, por exemplo, sua concorrência. Você consegue notar empresas que possuem processos visivelmente simplificados? Conseguem entregar pedidos mais rápidos? Tem clientes mais satisfeitos? Geralmente estas empresas se destacam no mercado, não é mesmo? O segredo delas é, muito provavelmente, a implementação de um ERP.
O software de gestão empresarial correto será dimensionado de acordo com diferentes modelos de fabricação e empresas de tamanhos diferentes. Isso permite que você cresça e tenha sucesso conforme as suas necessidades mudam ao longo do tempo.
Somente empresas maiores devem usar um ERP?
Caso você esteja pensando que sua empresa é pequena demais para a utilização de um ERP, vale a penas dizer que realmente operações maiores e mais complexas certamente tem mais a ganhar. Provavelmente elas nem conseguem funcionar sem um sistema.
Porém, o investimento não reflete apenas sobre o tamanho ou a complexidade atual de sua organização, mas sim onde você quer ou espera chegar no futuro. Isso é o que determina a necessidade de um software de gestão empresarial e também os benefícios que você pode ganhar ao implementar o ERP.
Muitas empresas e negócios menores não pensam que o ERP é uma opção razoável com base em seu tamanho. Porém se sua empresa planeja crescer, o ERP é uma necessidade.
Como definir o software de gestão que a sua empresa precisa?
Primeiramente, antes de fazer a mudança para um sistema ERP, é preciso entender do que você realmente necessita. Isso porque às vezes, apenas alguns ajustes para sistemas existentes pode ser o necessário.
O sistema deve ser flexível para que você comece pequeno e possa crescer. Assim sua empresa não precisa instalar o ERP em todos os setores da organização em um primeiro momento. Por exemplo, sendo possível instalar um módulo de controle financeiro e expandi-lo conforme a necessidade.
Para definir suas necessidades, você deve antes se fazer as seguintes perguntas:
1. Como o sucesso se parece?
Em um primeiro momento é preciso saber aonde se quer chegar. Como é possível saber o seu novo sistema está entregando o que você precisa se você não sabe como o sucesso se parece?
Portanto, estabeleça quais os problemas que você espera resolver e estabeleça indicadores para medir o progresso.
Além disso, você deve testar seu novo software de gestão empresarial à medida que ele é implantado. Dessa forma você garante que ele esteja funcionando sem problemas. Além disso, você também precisa se certificar de que ele atende às necessidades da sua empresa e que continuará a fazê-lo ao longo do tempo.
2. Você está sendo realista?
Seus objetivos são viáveis? Você sabe o que precisa para que eles aconteçam? Calcule quanto tempo o projeto irá exigir, bem como de que maneira a implementação afetará suas operações de rotina.
3. Quais recursos você precisará?
Ter uma boa compreensão dos recursos que você precisa para completar um projeto ERP é vital. Certifique-se de que o plano de implementação do software de gestão empresarial seja realista, detalhado e específico.
Invista algum tempo para elaborar o orçamento necessário na íntegra. O custo total de propriedade (TOC) de qualquer novo sistema ERP dependerá de uma ampla gama de fatores.
Entre eles, se é necessária uma solução em nuvem ou local e outras personalizações necessárias. Os custos de manutenção bem como de funcionamento também devem ser incluídos na equação.
Você também deve descobrir quem vai estar envolvido na implementação do ERP (pessoal interno e consultores externos) e qualquer efeito de interferência que isso possa ter.
Quanto da sua operação diária será afetada nos vários departamentos? Pense no tempo de treinamento, bem como em qualquer novo conjunto de habilidades que você terá que trazer para o negócio.
4. Você encontrou o parceiro de software certo?
Existem centenas de fornecedores de ERP para escolher. Ao selecionar o parceiro perfeito para você, descubra os projetos anteriores, a experiência do setor e os detalhes de quaisquer acordos de nível de serviço (SLAs). Você também deve nomear um fornecedor que pode oferecer:
- Soluções em nuvem ou locais, de acordo com as necessidades de sua empresa;
- Sistemas que permitem começar pequeno e ampliar conforme necessário;
- Sistemas fáceis, auto-gerenciados e de implementação rápida.
5. Como você pode garantir que todos estejam a bordo?
As pessoas do seu negócio desempenham um papel crucial em qualquer implementação de ERP. Diferentes departamentos podem ter prioridades diferentes, e não adianta investir alto na solução se os departamentos da empresa não a utilizarem.
Assim, reuniões regulares entre gerentes são obrigatórios se você quiser garantir que todos estejam a bordo. Você também deve incentivar o feedback durante o processo de seleção do software de gestão empresarial, pois isso dá a todos uma participação no processo de tomada de decisão.
6. Saiba o que pode ser automatizado
Uma empresa séria e que pretende ficar em dia com o fisco deve investir em soluções para tornar a emissão de notas fiscais mais fácil. O software de gestão empresarial pode automatizar, entre outras funções, a emissão de notas evitando que haja erros nesse processo.
Além de poder emitir conhecimentos de qualquer plataforma, seja do seu smartphone ou computador no escritório, você pode acompanhar os resultados imediatamente e ter relatórios de emissão sempre em mãos.
Conheça os benefícios do ERPsoft, sistema de gestão que auxilia a sua empresa a obter informações e controles mais precisos sobre o seu negócio, otimizando a sua gestão.
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