Possuir uma empresa de médio ou pequeno porte pode ser extremamente recompensador. Você tem uma boa visão das operações comerciais e seu trabalho é visível. Além disso, existem grandes oportunidades de causar impacto durante os anos de crescimento.
Porém, existem aspectos menos glamourosos. Por exemplo, o orçamento e recursos limitados. Isso pode começar a pesar na gestão. Nessa hora, é preciso de toda a ajuda possível.
Com tantas obrigações diárias e tarefas importantes envolvidas na execução dos negócios, a automatizar alguns dos seus processos pode ser um grande aliado. Assim, as planilhas de gestão podem ser ferramentas importantes para otimizar seu negócio.
Pensando nisso, separamos abaixo uma lista com as 5 planilhas de gestão que facilitam a vida de todo empresário! Continue lendo e facilite também a sua:
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1. Fluxo de caixa
Proprietários de pequenos negócios precisam saber quanto dinheiro recebem e quanto gastam ao longo de um período de tempo.
Isso porque a partir da diferença entre entradas e saídas é possível perceber a lucratividade da empresa. Dessa forma, é possível otimizar seus custos para fazê-la crescer.
Esse controle é o que chamamos de fluxo de caixa. Essa é uma das planilhas de gestão que vai te poupar tempo e ajudar a evitar erros que seriam facilmente cometidos de maneira manual.
Confira também: 5 dicas para administrar melhor seu negócio.
2. Formação de preço
Quanto você cobra pelo seu produto ou serviço pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso do negócio.
Por isso, a formação de preço é um dos aspectos mais importantes da gestão de uma pequena empresa e sem a devida atenção pode ser um dos fatores que a leva a perder dinheiro.
Mas como saber quanto cobrar?
As planilhas de gestão aqui também são a resposta. Com uma planilha de formação de preço, você poderá controlar de perto todos os custos essenciais para uma boa precificação, sendo:
Custos diretos e variáveis: aqueles ligados diretamente à produção e venda do produto ou serviço, incluindo impostos;
Custos fixos: são os custos de manutenção da empresa, como aluguel, salário dos funcionários, serviços de utilidade pública, telefone, internet etc.;
Margem de contribuição: representa quanto o lucro de cada venda contribuirá para a empresa cobrir todos os seus custos e despesas fixas.
3. Controle de estoque
Como você pode vender um produto sem ter certeza de que o terá em estoque para fornecer ao seu cliente? Ou mesmo, como saber quando comprar novos produtos para reposição sem fazer o controle do que está sobrando ou faltando na sua empresa?
O controle de estoque servirá para responder essas perguntas. Uma planilha de gestão para automatizar esse processo, portanto, é fundamental.
Por meio dela, você poderá estabelecer estoques mínimos para cada item. Pode-se, por exemplo, criar regras que deixem a célula vermelha quando chegar a este número. Dessa forma você saberá exatamente o que e quando repor determinado produto.
Afinal, estoque parado significa dinheiro parado. Um controle de estoque eficiente em sua pequena empresa vai te ajudar a otimizar cada real gasto.
4. Viabilidade econômica
Qualquer pequena empresa tem como objetivo crescer. Para isso, é preciso realizar projetos e investimentos que deem certo. Mas como saber se há dinheiro para arcar e se eles trarão o retorno econômico desejado?
Com um estudo de viabilidade econômica!
Essa planilha vai considerar uma análise de mercado, o capital de giro da empresa, o fluxo de caixa, assim como o ponto de equilíbrio (número mínimo de vendas para que a empresa dê lucro) do negócio para te mostrar o possível retorno financeiro que um projeto trará.
5. SWOT
A análise SWOT é utilizada para fazer uma avaliação do desempenho da empresa no cenário em que ela está inserida. SWOT é um acrônimo em inglês que significa:
Strenghts (Forças);
Weaknesses (Fraquezas);
Opportunities (Oportunidades);
Threats (Ameaças).
Ou seja, por meio dessa análise é possível identificar quais as vantagens que a empresa tem frente ao mercado e como elas podem ser potencializadas, e quais os pontos fracos que podem representar problemas no futuro.
Planilhas de gestão são benéficas até certo ponto
Utilizar planilhas de gestão no início do negócio sem dúvidas é benéfico. Elas servirão com uma boa ferramenta para controlar os detalhes da operação da empresa e te ajudarão a aprender mais sobre conceitos de gestão, como demonstração de resultado e a análise SWOT, por exemplo.
Contudo, na medida que o negócio cresce, é preciso que as ferramentas de gerenciamento também cresçam, e o Excel poderá não ser mais eficiente.
Por isso, buscar por um software ERP, que centraliza as funções da maioria das planilhas de gestão acima — e muito mais — em um só lugar é fundamental.
Você utiliza planilhas de gestão empresarial no seu negócio? Conta pra gente nos comentários e continue aprendendo com o nosso artigo sobre as principais métricas de venda para acompanhar no varejo.
