Você já fez aquela venda difícil para um cliente e logo em seguida descobriu que o produto não se encontrava em estoque? Só quem passou por isso sabe o quanto é difícil explicar e garantir a venda. Se este é o seu caso, talvez seja o momento de fazer o inventário do seu estoque e garantir o controle dos itens à disposição.
Esta é uma tarefa que pode ser desafiadora e assustadora. Contudo, com organização e planejamento pode se tornar até mesmo prazerosa.
Isso porque ela não pode ser deixada de lado. Afinal, manter uma contagem correta do estoque é essencial em qualquer época do ano e não apenas quando a sua contabilidade solicitar.
Neste post você vai aprender a fazer um inventário do seu estoque e como manter o controle. Além disso, vai entender a importância de ter os dados atualizados para otimizar a gestão do seu negócio.
O que é o inventário de estoque
O inventário é uma listagem de todos os produtos ou materiais armazenados no seu estoque. Ele tem por objetivo identificar, classificar e contabilizar todos os itens. Ele é o primeiro passo para garantir um controle sobre o seu estoque.
Imagine uma loja de ferragens que tenha um estoque completamente desorganizado e que não tenha um bom controle das entradas e saídas de produtos. Vamos supor, por exemplo, que o dono queira saber quantos parafusos de cada tamanho ele possui em estoque antes de solicitar uma nova compra de seus fornecedores. Como saber esta quantidade sem antes fazer uma contagem de todos os itens atuais?
É a partir desta contagem e classificação que é possível obter informações importantes e dados consistentes para a tomada de decisões na sua empresa. Por exemplo, apenas com um estoque atualizado e bem controlado é possível gerar um relatório de Curva ABC para compreender quais são os itens que mais tem representatividade para o seu negócio.
Além disso, você pode otimizar suas compras para ter sempre à disposição os itens que precisa, na quantidade correta. Desse modo é possível garantir que você tenha produtos a pronta entrega para o seu cliente. Afinal, se você tem acesso aos números atualizados é muito mais fácil se precaver para que não falte determinado item.
Registro de inventário
Além da necessidade de manter atualizados os itens do seu estoque, você também precisa contabilizar o seu inventário para finalidades fiscais. Isso porque você precisa manter o Livro Registro de Inventário. Ele é utilizado pela contabilidade para fechar o Balanço Patrimonial da empresa.
Caso sua empresa esteja nos regimes Simples Nacional ou Lucro Presumido, precisa fazer a contagem no final de cada ano. Já empresas do Lucro Real devem escriturar o livro ao final de cada período – ou seja, trimestralmente ou anualmente. Caso sua empresa não fizer esta escrituração pode estar sujeitas à multas e outras penalidades.
Tipos de inventários de estoque
Existem diversos tipos de inventários que podem ser feitos, dependendo do tipo e do tamanho da empresa. Além da quantidade de tipos de produtos ou matérias-primas, das movimentações feitas, entre outros fatores. Abaixo você confere os tipos mais comuns de inventários:
Inventário de estoque anual
O inventário anual é normalmente realizado nas últimas semanas do ano e geralmente é utilizado por empresas que não possuem produtos com prazo de vencimento ou que possam se deteriorar com o passar do tempo. Este tipo de inventário normalmente é utilizado pela contabilidade para fechar o Balanço Patrimonial da empresa.
Inventário de estoque rotativo
Este tipo de inventário é utilizado em empresas que possuem alto giro de mercadorias. Ele é realizado com uma frequência pré-definida, por exemplo, uma vez ao dia, semana ou mês.
Como envolve um trabalho maior, o inventário rotativo é normalmente feito dividindo o estoque total e fazendo a contagem setorizada, por tipo de produtos.
Inventário de estoque cíclico
O inventário cíclico é bem semelhante ao rotativo. Ele serve para atualizar a quantidade de produtos em estoque e as informações utilizadas em lançamentos contábeis. Este tipo de inventário também dá uma maior segurança à base de dados da sua empresa.
Inventário de estoque geral
É o mais completo e abrange todos os bens da empresa, como estoque, itens de almoxarifado, materiais de uso e consumo, matérias-primas, máquinas, entre outros. É utilizado para contabilidade e para uma avaliação do patrimônio da empresa.
Como fazer o inventário de estoque?
Fazer o inventário da sua empresa é uma tarefa trabalhosa e que exige planejamento, organização e cuidados. Mas existem algumas dicas que você pode seguir para facilitar um pouco o seu trabalho.
1 – Escolha o melhor dia
A primeira dica para inventariar o seu estoque é escolher um dia em que não tenha muito movimento, ou circulação de mercadorias, já que isso pode atrapalhar a sua contagem final. O ideal é em um final de semana ou feriado.
2 – Organize o seu estoque
De nada adianta querer fazer a contagem correta do seu estoque se ele está desorganizado. Então, antes de mais nada, organize o espaço físico e coloque os produtos semelhantes próximos para agilizar a contagem.
3 – Separe a contagem por grupos de produtos
Para garantir a assertividade da contagem você pode setorizar o seu estoque e fazer a contagem por tipos de produtos. Assim, você agiliza o processo e também facilita na hora de organizar o espaço.
4 – Anote as informações
Você pode imprimir um relatório de contagem para preencher a quantidade atual de cada item em estoque e dessa forma ter uma maior segurança na hora de atualizar as informações no seu sistema. Para isso você pode criar uma planilha com informações sobre o código/descrição do produto, quantidade atual no estoque e deixar uma coluna em branco para conferência, onde deve ser anotado o número atualizado.
5 – Utilize a tecnologia para auxiliar no inventário de estoque
Você pode utilizar a tecnologia ao seu favor para auxiliar com o controle do estoque da sua empresa. Com o aplicativo de controle de estoque do ERPsoft, por exemplo, você pode fazer a contagem e atualizar as informações do seu estoque pelo smartphone, poupando tempo e erros de informações. Clique aqui para mais informações.
6 – Mantenha o controle sobre o seu estoque
Após finalizar a contagem e registrar as informações você deve criar processos para manter tudo organizado. Para isso, você pode utilizar um sistema de gestão empresarial.
Com o módulo estoque do ERPsoft, por exemplo, é possível registrar produtos, controlar entradas e saídas de maneira automatizada, gerar relatórios, dentre outros recursos.
